Faktura to podstawowy dokument w rozliczeniach z Urzędem Skarbowym. To na jej podstawie można na przykład odliczyć VAT i zaliczyć wydatki w koszty. Dlatego warto znać podstawowe zasady, które dokładnie są określone przez odpowiednią ustawę.
Co musi zawierać faktura?
Z pozoru wystawienie faktury jest banalnie proste. Wiele firm robi to kilkadziesiąt, a nawet kilkaset razy dziennie. Należy jednak pamiętać, że błędy mogą być bardzo kosztowne. Chodzi o sytuacje, w których pomyłka przy wystawianiu faktury sprawia, że dokument ten staje się nieważny. Dlatego warto pamiętać o tym, co powinna zawierać faktura, a to z kolei jest dokładnie określone w ustawie o podatku od towarów i usług. Zgodnie z przepisami na fakturze muszą znaleźć się następuje pola:
- datę wystawienia
- kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (chodzi oczywiście o NIP)
- numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi (tu także oczywiście chodzi o NIP)
- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi
- miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
- cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (chodzi w tym przypadku o cenę jednostkową netto)
- kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto
- wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (tu także mowa o wartości sprzedaży netto)
- stawkę podatku
- sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
- kwotę należności ogółem
Przy okazji warto wspomnieć, że zgodnie z nowymi przepisami możemy wystawić fakturę do paragonu, jeśli znajduje się na nim NIP nabywcy. Dlatego zawsze warto pytać kontrahenta, czy będzie chciał fakturę. W takim wypadku musimy na paragonie wpisać jego NIP. Jeśli nasza drukarka fiskalna nie daje takiej możliwości, należy od razu wystawić fakturę.
Bezbłędne wystawianie faktur online
Wielu przedsiębiorców wykorzystuje programy do wystawiana faktur. Mogą one być instalowane na komputerach w biurach lub działać w chmurze. Wystawianie faktur online ma zdecydowaną przewagę nad programami tradycyjnymi. Chodzi o aktualizacje ustawień i wymagań do obowiązujących przepisów. W tradycyjnych programach musi to robić informatyk albo wdrożeniowiec. To dodatkowy koszt, a poza tym strata czasu… Z kolei wystawianie faktur online jest zawsze zgodne z obowiązującymi przepisami – zmiany wprowadzane są u wszystkich użytkowników jednocześnie. To taki sam proces, jak w przypadku bankowości elektronicznej albo aktualizacji aplikacji – dochodzi do nich bez naszej ingerencji, dzięki czemu zawsze mamy do dyspozycji najnowszą wersję. Tak jest w przypadku programu Taxomatic. To program do księgowości w technologii chmurowej, który umożliwia także wystawianie faktur online.
Metody wprowadzania dokumentów – skanowanie faktur
Warto dodać, że wystawianie faktur online ma jeszcze jedną dodatkową zaletę. Chodzi o dostarczanie dokumentów do księgowej. Przyjęło się, że musi to robić przedsiębiorca zawożąc faktury do biura rachunkowego – marnując oczywiście przy okazji czas. Wystawianie faktur online umożliwia natychmiastowe ich przekazywanie do księgowej. Jeśli na przykład przedsiębiorca i biuro rachunkowe korzystają ze wspomnianego programu Taxomatic, to wystawiona faktura natychmiast wyświetli się księgowej.
W innym przypadku, aby elektronicznie dostarczyć dokumenty, trzeba wykorzystać skanowanie faktur. Odbywa się to najczęściej przy użyciu specjalnego sprzętu ale nowe technologie także ułatwiają ten proces. W programie Taxomatic skanowanie faktur odbywa się po prostu przez zrobienie zdjęcia telefonem komórkowym. Następnie dokument trafia do programu. Tak zwany OCR faktur pozwala na odczytanie poszczególnych pól i zaksięgowanie ich w programie.
//