Wiadomości, Sport, Kultura, Moto 2024-12-22

Bądź na bieżąco

Więcej niż cyfryzacja faktur - wszystkie możliwości elektronicznego obiegu dokumentów finansowych

2024-10-22 13:27:50 Art Partnera 1838

System do zarządzania dokumentami finansowymi to narzędzie, które pozwala przedsiębiorcom na wygodne korzystanie z e-faktur. Możliwości dobrego oprogramowania nie ograniczają się jednak wyłącznie do tej funkcjonalności. Dzięki profesjonalnemu systemowi zdigitalizujemy także wiele innych dokumentów i usprawnimy proces ich obiegu. Jakie konkretne benefity przyniesie więc firmie jego implementacja? Na to pytanie odpowiadamy w poniższym artykule.

fot

Elektroniczny obieg dokumentów finansowych – co to?

Cyfryzacja poszczególnych obszarów działania firmy jest już dzisiaj w zasadzie niezbędna do zachowania konkurencyjnej efektywności. Wynika to z faktu, że nowoczesne systemy informatyczne są w stanie znacznie zwiększyć wydajność pracy i wspomóc zatrudnione osoby w wykonywaniu ich obowiązków. Jednym z kluczowych procesów, których realizację trudno byłoby dziś wyobrazić sobie bez zastosowania odpowiednich rozwiązań technologicznych, jest obieg dokumentów finansowych.

Choć wystawianie, wysyłanie i archiwizowanie papierowych faktur przez lata stanowiło nieodłączny element działalności każdego przedsiębiorstwa, dzisiaj coraz mniej nowoczesnych średnich i dużych organizacji decyduje się na tę tradycyjną formę przetwarzania danych. Znacznie szersze możliwości zapewnia bowiem elektroniczny obieg dokumentów finansowych.

Czym jednak dokładnie jest omawiane rozwiązanie?

Elektroniczny obieg dokumentów finansowych to proces, który pozwala na wystawianie, edytowanie, podpisywanie, wysyłanie, przechowywanie i zarządzanie fakturami oraz dokumentami księgowymi w formie elektronicznej. Możliwe jest to dzięki wykorzystaniu specjalistycznej platformy lub systemu informatycznego. Elektroniczny obieg dokumentów finansowych zapewnia ogromne możliwości optymalizacji procesów biznesowych i umożliwia rezygnację z przestarzałego i nieefektywnego obiegu papierowego.

Cyfryzacja faktur kluczem do zwiększenia efektywności firmy

Najważniejszym obszarem, z jakim kojarzony jest elektroniczny obieg dokumentów finansowych, jest z pewnością optymalizacja procesu wystawiania i wysyłania faktur. To właśnie cyfryzacja tych dokumentów zapewnia zwykle największy wzrost efektywności pracy.

W jaki konkretny sposób profesjonalny system informatyczny może jednak usprawnić zarządzanie fakturami?

Odpowiednie oprogramowanie dla firm pozwoli przede wszystkim na znacznie szybsze wystawianie i dostarczanie dokumentów oraz na błyskawiczne wprowadzanie danych z faktury do systemu. Dzięki możliwości łatwego weryfikowania kontrahentów oraz poprawności wpisywanych informacji zminimalizujemy także ryzyko pomyłek i płynących z nich konsekwencji.

Elektroniczny obieg faktur zapewnia również znacznie efektywniejsze i wygodniejsze przechowywanie dokumentów. Dzięki niemu dostęp do danych zyskać będzie mogła każda uprawniona osoba bez względu na to, gdzie obecnie przebywa. Wszystkie faktury będą także zebrane w jednym, czytelnym systemie, co znacznie ułatwi wyszukiwanie konkretnych dokumentów.

Tym, co staje się obecnie niezwykle ważne w kontekście zarządzania dokumentami finansowymi, jest dostosowanie firmy do Krajowego Systemu e-Faktur. Korzystanie z KSeFu będzie bowiem obligatoryjne już od 2026 roku. Dzięki wdrożeniu dobrego oprogramowania do elektronicznego zarządzania dokumentami finansowymi przedsiębiorstwo nie tylko łatwiej dostosuje się do obowiązków prawnych, ale także zyska liczne udogodnienia.

Jakie jeszcze dokumenty finansowe mogą zostać zdigitalizowane?

Łatwiejsze i wydajniejsze zarządzanie fakturami to niewątpliwie bardzo istotne benefity płynące z implementacji systemu elektronicznego obiegu dokumentów finansowych. Należy jednak pamiętać, że możliwości dobrego oprogramowania są znacznie szersze. Dokumenty finansowe, które możemy zdigitalizować, to nie tylko faktury, ale także wiele innych obecnych w każdej firmie druków.

Jakie jeszcze dokumenty finansowe będziemy mogli więc przechowywać w formie elektronicznej?

To zależy od wybranego przez nas oprogramowania. Dobry system zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów finansowych pozwoli między innymi na cyfryzację:

• rachunków;
• sprawozdań;
• pasków płacowych;
• formularzy PIT;
• rozliczeń delegacji;
• not korygujących.

Dzięki wykorzystaniu nowoczesnych rozwiązań technologicznych będziemy mogli także zdigitalizować między innymi akta pracownicze, wnioski czy też umowy. Nowoczesne oprogramowanie zapewni również wiele przydatnych funkcji, które pozwolą na łatwiejszą pracę z cyfrowymi dokumentami.

Kluczowe funkcje systemów zarządzania obiegiem dokumentów finansowych

Samo przechowywanie dokumentów finansowych w formie cyfrowej może nie wystarczyć do tego, by firma osiągnęła konkurencyjny poziom efektywności biznesowej. Aby maksymalnie usprawnić pracę, konieczne będzie także zoptymalizowanie i zautomatyzowanie konkretnych kroków procesu przetwarzania faktur, sprawozdań i rozliczeń.

Jakie funkcje systemu elektronicznego obiegu dokumentów finansowych mogą na to pozwolić?

Jedną z technologii wykorzystywanych między innymi przez platformę LOGITO jest OCR. Dzięki niej możliwe jest rozpoznawanie tekstu na podstawie obrazu, co pozwala na automatyczne wprowadzanie danych z faktury. Zastosowanie tego rozwiązania będzie ogromnym ułatwieniem szczególnie dla średnich i dużych firm. Pozwoli im to bowiem oszczędzić setki godzin, które musiałyby zostać przeznaczone na ręczne wprowadzanie danych z papierowych dokumentów do systemu.

Aby zapewnić jak największą efektywność obiegu faktur i innych dokumentów finansowych warto zadbać także o odpowiednią organizację dokumentów. W przypadku profesjonalnych systemów informatycznych jest to możliwe między innymi dzięki stosowaniu kodów kreskowych. Rozwiązanie to pozwala na efektywne ewidencjonowanie i błyskawiczne odszukiwanie dokumentu w systemie.

Odpowiedni system zarządzania obiegiem dokumentów powinien także umożliwiać łatwe modyfikowanie procesów związanych z przetwarzaniem faktur. Taka funkcjonalność pozwoli nam zmienić schemat procesów lub dodać do nich kolejne uprawnione osoby. W systemie LOGITO czynność ta odbywa się za pomocą intuicyjnego graficznego kreatora, dzięki czemu możliwe jest samodzielne wdrażanie niezbędnych modyfikacji.

Ostatnią z ułatwiających pracę funkcji, które powinny być zapewniane przez dobry system do elektronicznego zarządzania dokumentami finansowymi, jest możliwość przeprowadzenia integracji. W przypadku niektórych firm implementacja dodatkowego, samodzielnie działającego oprogramowania mogłaby bowiem prowadzić do niepotrzebnych komplikacji. Obecnie warto rozważyć nie tylko integrację z innymi programami, ale także z Krajowym Systemem e-Faktur, który wkrótce stanie się obowiązkowy.

Jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów finansowych do firmy?

Pierwszym krokiem, który powinniśmy wykonać, gdy chcemy wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów finansowych, jest dokładne przeanalizowanie potrzeb naszej organizacji. Wyznaczyć powinniśmy między innymi to, jakie druki chcielibyśmy zdigitalizować i na jakich dodatkowych funkcjonalnościach ułatwiających zarządzanie fakturami najbardziej nam zależy. Analizę taką warto zwykle przeprowadzić razem z doświadczonymi doradcami klienta lub citizen developerami, którzy będą w stanie wskazać zarówno możliwości konkretnego systemu, jak i najistotniejsze potrzeby danego biznesu.

Gdy poznamy już wszystkie potrzeby naszej firmy, będziemy mogli wybrać odpowiadające im oprogramowanie. W takiej sytuacji doskonale sprawdzą się rozwiązania modułowe takie jak platforma LOGITO. Dzięki nim będziemy mogli zaimplementować dokładnie te funkcjonalności, na których nam zależy. Taki perfekcyjnie dopasowany do oczekiwań organizacji system obiegu dokumentów finansowych zapewni najwyższą efektywność i wygodę użytkowania. To jednak nie wszystkie zalety dobrego oprogramowania. Na jakie korzyści możemy więc jeszcze liczyć?

Korzyści płynące z cyfryzacji obiegu dokumentów finansowych

To, jakie konkretnie benefity odniesie firma wdrażająca elektroniczny obieg dokumentów finansowych, zależy między innymi od jej obecnej struktury i wielkości czy też wybranego oprogramowania. Decydujące się na ten krok przedsiębiorstwa z pewnością mogą jednak liczyć między innymi na:

• przyspieszenie procesu fakturowania – możliwość szybszego wprowadzania danych i korzystania z opcji weryfikacji kontrahentów pozwoli nam błyskawicznie przygotować dokument finansowy; dodatkowo dzięki elektronicznej formie faktury natychmiastowo trafi ona do naszego klienta;
• usprawnienie wyszukiwania informacji i dokumentów – liczne narzędzia i funkcje dobrego oprogramowania pozwolą nam na szybkie znalezienie faktury, sprawozdania czy też rozliczenia lub konkretnych danych zawartych w przeszukiwanym dokumencie;
• dostęp do dokumentów z każdego miejsca – dzięki digitalizacji dokumentów finansowych każdy uprawniony pracownik będzie w stanie dotrzeć do potrzebnych mu informacji nawet wtedy, gdy będzie przebywał on poza biurem;
• łatwiejsze kontrolowanie procesów – cyfryzacja obiegu faktur pozwoli nam między innymi na szybkie sprawdzenie aktualnego etapu realizacji danego zadania;
• zmniejszenie ryzyka błędów – dobry system do zarządzania elektronicznym obiegiem faktur będzie wyposażony w funkcje, które umożliwią automatyzację wprowadzania danych oraz pozwolą na weryfikacje poprawności zawartych w dokumencie informacji;
• poprawę bezpieczeństwa danych – elektroniczne dokumenty finansowe nie są podatne na zniszczenie czy zgubienie; dzięki profesjonalnym zabezpieczeniom systemu dostępu do danych nie będą miały również żadne nieuprawnione osoby;
• łatwiejsze przystosowanie do wymogów prawnych – dzięki wykorzystaniu profesjonalnego oprogramowania średnie i duże firmy będą mogły dużo wygodniej korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur, który wkrótce stanie się obowiązkowy;
• redukcję kosztów – wdrażające elektroniczny obieg faktur firmy będą mogły zmniejszyć wydatki związane z drukowaniem i wysyłką dokumentów; na redukcję kosztów wpłynie także automatyzacja poszczególnych procesów, dzięki której uda się oszczędzić czas pracowników.

Tak liczne korzyści płynące z implementacji elektronicznego obiegu dokumentów finansowych z pewnością zachęcą wiele organizacji do wdrożenia profesjonalnego systemu do zarządzania fakturami. Jeżeli zależy nam na tym, by nie zostać w tyle za konkurencją, powinniśmy zadbać o to, by również nasza firma osiągnęła wymienione benefity cyfryzacji. Już dziś warto więc skontaktować się z ekspertami przygotowującymi systemy takie jak LOGITO, by wyznaczyć plan implementacji nowoczesnych rozwiązań, które pomogą nam w maksymalnym zwiększeniu efektywności biznesowej.

Kopiowanie materiałów dozwolone pod warunkiem podania źródła: www.super-nowa.pl